書類管理が大変
書類がIT化しているとは言っても重要なものは紙で発行しているという会社や以前に作った書類が溜まって倉庫を圧迫しているという問題はありませんか？そんな時は文書管理ソフトを利用して一括管理をしてしまうと便利ですよ。ここでは文書管理ソフトを利用する際に注意することがご覧になれます。文書管理ソフト導入の際の参考にしてみてください。
文書管理ソフトの活用場面ランキング
契約書や機密情報
文書管理ソフトを使うことによってセキュリティーを強化したいという企業に導入されています。特にこのような社外に漏えいしたくない情報に文書管理ソフトを利用することで安全性を高めます。
申請書
申請書等の複数で記入が必要な書類は文書管理ソフトを利用することによって共有がスムーズになり、直接のやりとりが必要なくなります。
会議資料
会議の中でも文書管理ソフトを使うとタブレットでも情報共有ができるので印刷の手間がなく、過去の資料も簡単に取り出せます。会議に新しい技術を取り入れたいという会社に評価されました。
閲覧規制の方法
社内で作成される文書には、単なる届書のフォーマットのようなもの、行事の案内のようなものがあります。これらは誰でも自由に使って自由に閲覧すればいいでしょう。一方製品開発プロジェクトの概要や人事に関する情報、それ以外の経営に関する重要事項などの文書もあります。社外の人に見られては困りますし、社内でも限られた人しか見られないようにしなくてはいけません。文書管理ソフトを導入する時には、それぞれの文書の閲覧規制のルールを決めておく必要があります。それぞれのファイルに権限を付け、権限を持った人しか見られないなどの機能が必要です。
ファイリング支援機能
自分が使うパソコン内のファイルは自分が使いやすいように行えます。しかしその方法が他人にも使いやすいかどうかはわかりません。文書管理ソフトを全社的に導入するとき、個々が勝手に自分の使い勝手を考慮してファイリングしようとすると、ばらばらな方法でファイリングされる可能性があります。そこでファイリング支援機能の活用を検討します。これからファイリングをしようとするとき、ファイル名の付け方やどのフォルダに保存するかなどが誰でもしやすいよう支援してくれます。これにより全社統一的にファイリングが行え、誰もが利用しやすい仕組みになります。
